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La Legge 7 agosto 1990, n. 241 in materia di procedimento amministrativo stabilisce il diritto dei cittadini di prendere visione e di estrarre copia dei documenti le cui finalità siano considerate rilevanti per il pubblico, l’articolo 32 della Legge 18 giugno 2009, n. 69 ha imposto agli enti pubblici di pubblicare sui propri siti istituzionali gli atti e i prov-vedimenti amministrativi, nel rispetto dei principi di eguaglianza e di non discrimina-zione, applicando i requisiti tecnici di accessibilità di cui all'articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4, allo scopo di garantire il rispetto degli obblighi di pubblicità legale.
Il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione digitale, n. 82, all’art. 40, rubricato “Formazione di documenti informatici”, ha introdotto un innovati-vo e fondamentale precetto: “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71”.
Il combinato disposto delle norme richiamate stabilisce un insieme di obblighi precisi per le pubbliche amministrazioni: produrre i documenti esclusivamente in modalità in-formatica, garantire, nel rispetto dei principi di eguaglianza e non discriminazione, il di-ritto dei cittadini di prendere visione e estrarre copia dei documenti, diffondere on line quegli atti per i quali la legge impone la pubblicazione in quanto debbono essere portati a conoscenza del pubblico, come condizione necessaria per acquisire efficacia e quindi produrre gli effetti previsti.
“… il governo dei documenti informatici nell’ambito del loro ciclo di vita deve fondarsi sull’adozione di regole, di procedure giuridiche, legali, archivistiche, tecnologiche e funzionali e di strumenti in grado di assicurare, sin dalle prime fasi della loro gestione, una corretta produzione dei medesimi, poiché solo una corretta formazione del docu-mento informatico ne consente una conservazione conforme alla norma a costi ragione-voli. La corretta gestione con strumenti informatici dei flussi documentali nelle pubbli-che amministrazioni diviene quindi un momento fondamentale del processo di demate-rializzazione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, ponendosi come un pro-cesso qualificante di efficienza, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa”.
In coerenza con il quadro normativo e secondo il principio che “la dematerializzazione non deve essere intesa solo come tendenza alla sostituzione della documentazione am-ministrativa cartacea in favore del documento informatico ma anche come gestione to-talmente informatica dei documenti amministrativi, con l’obiettivo di limitare (o azzera-re del tutto) la produzione di nuova documentazione su supporto analogico”2 queste li-nee guida stabiliscono le regole tecniche, i criteri e le informazioni obbligatorie per la pubblicità legale di documenti delle amministrazioni pubbliche, così come previsto da-gli articoli 32 e 67 della legge 18 giugno 2009, n. 69.
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